Hybrid-Eigentümerversammlungen

Präsenzversammlung mit online zugeschalteten Eigentümern

Eine hybride Eigentümerversammlung findet zwar als Präsenzveranstaltungen statt, Immobilien- und Wohnungseigentümer haben aber die Möglichkeit, online teilzunehmen. Wichtig ist es zu verstehen, dass eine solche Eigentümerversammlung eine zusätzliche Option darstellt, um von einem anderen Ort aus, an einer solchen Versammlung teilnehmen zu können. Es soll die herkömmlichen Eigentümerversammlungen nicht ersetzen, sondern nur ergänzen.

Um so wichtiger ist es aber, dass von einem andern Ort genauso sicher abgestimmt werden kann, als wäre der Eigentümer Teilnehmer der Präsenzversammlung. Das garantiert die beschluss.app - Made in Germany und vollkommen DSGVO-konform.

Die Teilnahme an der Versammlung geschieht in der Regel mit einem beliebigen Videokonferenzsystem wie ZOOM, Google Meet, Webex oder Microsoft Teams. Alle diese Anbieter haben inzwischen europäische Server und erfüllen auch die Datenschutz-Vorgaben.

Mit der Videokonferenz-Software können Wort-Beiträge zu den Tagesordnungspunkten erfolgen. Die Abstimmung übernimmt dann die sichere beschluss.app.

An der Durchführung der Präsenzversammlung ändert sich erstmal nichts. Auch hier können die verschiedenen Abstimmungs-Möglichkeiten genutzt werden: App, Keypad oder Handzeichen. Das Abstimmungsergebnis ist immer in 3 Sekunden verfügbar. App- Anwender erhalten das Ergebnis in Echtzeit angezeigt.

Daher gelten alle Aussagen der Präsenzversammlung auch bei der Hybridversammlung:

  • Import der Liegenschafts-Daten
  • Vorbereitungen zur Versammlung
  • Digitale Einlasskontrolle
  • Die Abstimmungs-Geräte
  • Ende der Versammlung
  • Export der Beschluss-Datensätze und der Niederschrift in das ERP-System

Teilnahme an der Versammlung mit der bevorzugten Videokonferenzsoftware

Die beschluss.app stellt es frei, mit welcher Videokonferenzsoftware gearbeitet wird. Die Entscheidung für ein geeignetes System ist vielen Hausverwaltungen längst gefallen. Nutzen Sie Ihr bevorzugtes System also auch für die Hybridversammlungen. Hierzu reicht ein Teilnahme-Link, den Sie im Einladungsschreiben bekanntgeben. Nennen Sie bitte auch auf alternative Teilnahme-Möglichkeiten per Telefon, falls die Teilnahme mit dem Link aus technischen Gründen nicht funktioniert. Auf ein integriertes Videokonferenzsystem haben wir absichtlich verzichtet, damit die Hausverwaltungen nicht zwei Systeme parallel betreiben müssen. Die Videokonferenzsoftware dient nur für die Diskussionsphase zu einem Tagesordnungspunkt. Eine Abstimmung sollte damit schon aus Datenschutzgründen und der möglichen Anfechtbarkeit der Beschlüsse vermieden werden. Es ist auch sicherer, die Diskussion und die Abstimmung auf zwei Geräte zu verteilen - ähnlich der Zweifaktorauthentifizierung. 

Abstimmung mit der beschluss.app

 Die beschluss.app hat deutlich höhere Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen. Während der Link zur Videokonferenz per E-Mail versandt werden kann, sollte der Zugang zum Abstimmungstool diesen Weg niemals gehen. Wir gehen wie folgt vor: Eine Eigentümergemeinschaft hat sich für die hybride Eigentümerversammlung entschieden. Sie haben jetzt die Möglichkeit, für diese Liegenschaft Registrierungsbriefe zu drucken oder zu exportieren. Der Registrierungsbrief sollte an den/die Eigentümer per Post oder wenn es Ihnen möglich ist, per E-Post-Brief verschickt werden. Der Brief ist richtig adressiert und erreicht in jedem Fall die richtigen Eigentümer. In dem Registrierungsbrief sind die Download-Möglichkeiten der beschluss.app bei Apple und Google genannt - der Einfachheit halber mit QR-Code. Im Brief ist auch abgebildet, mit welchem Icon die App gestartet werden kann. Außerdem wird ein Freischaltcode genannt, der für die Registrierung benötigt wird. Mit der E-Mail-Adresse und dem Freischaltcode wird geprüft, ob der Teilnehmer zur Abstimmung berechtigt ist. Ist das der Fall, kann der Eigentümer ein individuelles Passwort festlegen. Mit seiner E-Mail-Adresse und dem Passwort kann er sein Versammlungs-Archiv aufrufen. Das Zurücksetzen eines Passwortes wird unterstützt. Unser Sicherheits-Handbuch, das im Download-Bereich zu finden ist, zeigt sehr ausführliche, welche Datenschutz-Anforderungen die beschluss.app erfüllt.

Teilnahme an einer Versammlung mit der App

Nur registrierte Teilnehmer dürfen sich an einer bevorstehenden oder laufenden Versammlung anmelden. Das ist erheblich sicherer, als der Versand eines Logins per E-Mail. Nach Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort werden vier Fragen zum Datenschutz gestellt. Unter anderem, dass der Eigentümer bestätigt, an der bevorstehenden Versammlung teilnehmen zu dürfen und dass er keine Aufzeichnung der Versammlung in Bild und Ton startet. Nur wenn alle Bestätigungen vorliegen, kann der Eigentümer die Versammlung aufrufen. Er findet in der App die Tagesordnung zur Versammlung und sieht, welcher Tagesordnungspunkt gerade besprochen wird. Ist die Diskussion zu einem Tagesordnungspunkt beendet, startet der Versammlungsleiter die Abstimmung. Erst dann werden die Abstimm-Button zum TOP aktiviert und der Eigentümer kann abstimmen. Solange die Abstimmung nicht beendet ist, kann der Teilnehmer mehrfach abstimmen. Es zählt - wie auch bei den Keypads - die jeweils letzte Stimme.

Versammlungs-Archiv, Beschlussbuch und Dokumente in der App

Mit fortlaufender Nutzung der App baut der Eigentümer ein Versammlungs-Archiv in seiner App auf. Er kann hier genau nachschauen, was auf welcher Versammlung beschlossen oder abgelehnt wurde. Ein fortlaufendes Beschlussbuch und alle Anhänge, die versandt worden sind, findet er ebenfalls in der App. So sind auch alle beschlossenen Hausgeldgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne in der App gespeichert. Zum einen werden die Anfragen in der Verwaltung zu diesen Themen spürbar zurückgehen und zum anderen ermöglicht dieser Zusatznutzen für die Eigentümer eine Umlage der Kosten für die Online-Teilnahme auf die Eigentümer. Mehr dazu ist im Menüpunkt Preise zu finden. 

Fazit

Der Datenschutz steht in der beschluss.app und im Verwalterplatz an erster Stelle. Der Eigentümer erhält einen deutlichen Zusatznutzen, da er in seinem Smartphone ein Archiv der Versammlungen mit Beschlussbuch und Dokumenten aufbaut.