Die App wird ab Jahresanfang 2021 in der Version 1.0 ausgeliefert. Der Leistungsumfang der App umfasst die Anzeige der Versammlung und Tagesordnung, die Detail-Anzeige eines jeden Tagesordnungspunktes, die Zuordnung von Dokumenten zu einem TOP, die Zuordnung von Beschlussvorlagen zu einem TOP sowie die Abstimmung. Weiterhin wird das Beschlussbuch geführt und alle Dokumente, die der Einladung beigefügt waren, stehen in der App zur Verfügung. Für das Beschlussbuch besteht eine Schnittstelle zum Export der Daten in ein Kundenportal. Außerdem können die Keypads zur Abstimmung verwendet werden. Der Verwalterplatz hat in der Version 1.0 die notwendigen Funktionen, um die Daten zur Verfügung zu stellen.  

Somit können mit der Version 1.0 Abstimmungen vollständig digital erfasst und ausgewertet werden. Das umfasst auch die Abstimmung über eine Online-Versammlung oder einen Umlaufbeschluss.  

Erweiterungen der App sind grundsätzlich in den App-Lizenzen enthalten, sofern dafür keine Fremdlizenzen erforderlich sind. Fremdlizenzen werden als Option in der Preisliste angeboten.  

Version 1.1 (1. oder 2. Quartal 2021)

Mit der Version 1.1 wird für die Einladungen nebst Anlagen ein E-Post-Verfahren angeboten. Hier liegt großes Einsparungspotenzial, da mit dem E-Post-Brief Arbeitsschritte wie Drucken, Kuvertieren, Frankieren sowie der Weg zum Briefkasten entfallen. Zum Einsatz kommt die E-POSTBUSINESS API. Dabei werden die Einladungen digital aufbereitet, jedoch im Post-Rechenzentrum gedruckt, kuvertiert, frankiert und ausgeliefert. Die Verwaltung macht als E-Post-User mit der Deutschen Post direkt einen Vertrag und rechnet selbst mit der Deutschen Post ab. Es besteht zusätzlich eine Schnittstelle, um die digitalen Einladungen in Fremdsystemen weiterverarbeiten zu können.   

Bei Verwendung der internen E-Post-Anbindung fallen folgende Kosten an: 
E-Post Brief mit physischer Zustellung (inkl. Druck) für Einladungen, ab Version 1.1 

Produktpreise s/w einseitig s/w beidseitig Farbe einseitig Farbe beidseitig 
Standard bis 20 g (inkl. 1 Blatt) 0,65 € 0,66 € 0,68 € 0,75 € 
Kompakt bis 50 g (inkl. 4 Blatt) 0,94 € 0,98 € 1,06 € 1,34 € 
Groß bis 500 g (inkl. 10 Blatt) 1,75 € 1,74 € 1,94 € 2,64 € 
Jedes weitere Blatt 0,04 € 0,05 € 0,07 € 0,14 € 

Version 1.2 (3. oder 4. Quartal 2021)

ZOOM-Meetings können mit Version 1.2 direkt vom Verwalterplatz geplant werden. Die Einwahldaten werden automatisch in den Einladungstext übernommen. ZOOM muss auf den Endgeräten der Eigentümer installiert werden. Das eigentliche Online-Meeting findet direkt in der ZOOM-Oberfläche statt. Der Eigentümer kann zwischen den beiden laufenden Apps ZOOM und beschluss.app wechseln. 

Mit diesem Schritt binden wir ZOOM als Videokonferenzsystem ein. Die grundsätzlichen ZOOM-Einstellungen werden automatisch verwaltet: Damit wird beispielweise immer ein Server-Standort in Europa ausgewählt. Außerdem kann am Verwalterplatz festgelegt werden, dass die Besprechung gesperrt wird, wenn alle Teilnehmer anwesend sind – so kann niemand Unbefugtes die digitale Eigentümerversammlung stören.  

 

Mit der Version 1.2 wird auch die Vollmacht mit vorausgefüllten Abstimmergebnissen in der App unterstützt. Diesen Verfahren kann von Eigentümern genutzt werden, die verhindert sind, weder an der Präsenz- noch an der Online-Versammlung teilzunehmen. Der rechtliche Rahmen der zeitversetzten Abstimmung ist durch die Textform von Vollmachten und Umlaufbeschlüssen gegeben. Das vorausgefüllte Abstimmergebnis wird automatisch bei der Beschlussfassung berücksichtigt. 

Version 2.0 (Jahresbeginn 2022)

Mit Version 2.0 wird die Einlasskontrolle bei einer Präsenzversammlung digital unterstützt. App-Besitzer können sich über einen QR-Code in der App automatisch registrieren. Die aufwändige manuelle Zugangsprüfung wird dann entfallen.