Nicht jeder Eigentümer wird die App nutzen. Um darauf vorbereitet zu sein, können sog. Keypads (TED-Systeme) auf einer Eigentümerversammlung zur Verfügung gestellt werden. Diese Geräte kann der Verwalter kaufen oder mieten. Wir empfehlen, 50% bis 100% der Teilnehmerzahl der größeren Versammlungen dafür anzuschaffen. Außerdem wird für die Keypads noch ein Sender/Empfänger benötigt und Batterien (je Keypad zweimal CR2032). Eine Tasche für die Keypads ist optional. Die Bedienung der Abstimmgeräte ist denkbar einfach: Die Taste mit der entsprechenden Nummer, Farbe oder Beschriftung drücken, dann noch die Taste SEND zur Bestätigung drücken – fertig. Für den Fall, das eine Korrektur der Stimmabgabe nötig ist, wiederholen die Teilnehmer den Vorgang. Das ist möglich, solange die Abstimmung nicht vom Verwalter geschlossen wurde.
Keypads sind kleine Abstimmungsgeräte, die der Verwalter auf einer Präsenzversammlung verteilen kann, damit auch Eigentümer ohne App digital abstimmen können. Keypads sind auch als TED-Systeme bekannt. Durch den eigenen Sender/Empfänger ist zusätzlich ein schlechter Handyempfang im Besprechungsraum abgesichert. Ein Signatur-Pad wird benötigt, um unmittelbar nach der Versammlung das Besprechungsprotokoll digital signieren zu können. Das Protokoll wird im Display des Pads angezeigt und kann von einem Eigentümer, einem Beirat und dem Versammlungsleiter unterschrieben werden.
Bei dem Sender/Empfänger kann zwischen einem kleinen und einem großen Gerät gewählt werden. Der kleine Sender/Empfänger kann bis 100 Meter Entfernung senden und empfangen. Er kann bis zu 200 Geräte verwalten. Eine bessere Empfangsqualität bietet das System EA4000T. Er kann bis zu 2.000 Keypads verwalten. Bei parallel stattfindenden Eigentümerversammlungen können mehrere Sender/Empfänger erforderlich sein.
Die Tragetasche ist bei großer Anzahl von Keypads sinnvoll und kann optional bestellt werden. Die Lieferung der Geräte wird mit einer Pauschale gemäß Preisliste berechnet. Die Rücklieferung bei Miete erfolgt auf Kosten des Verwalters.
Einbindung des Signatur-Pads
Die neue WEG-Reform schreibt vor, dass über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen ist. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Auch diese Vorgabe kann elektronisch erfolgen.
Am Verwalterplatz, der in der Eigentümerversammlung genutzt wird, kann das Signatur-Pad an einer freien USB-Schnittstelle angeschlossen werden. Das USB-Kabel hat eine Länge von zwei Metern – gegen Aufpreis auf von 3 Metern – und kann so mit genügend Abstand vom Verwalterplatz bedient werden.
Das ausgelieferte Signatur-Pad mit brillantem Farbbildschirm und USB-Anschluss wurde speziell für den anspruchsvollen und stark frequentierten Betrieb entwickelt und hergestellt. Seine gleichzeitig elegante und robuste Bauweise mit 3mm dickem Polycarbonat Gehäuse und großflächiger, gehärteter Glasoberfläche im Schreibbereich, macht dieses Signatur-Pad zu einer sowohl abnutzungsfesten wie auch gutaussehenden Lösung für den stationären und mobilen Einsatz.
Mit einer speziellen Pad-Software kann die Niederschrift angezeigt und die getätigten Unterschriften nachverfolgt werden. Der Verwalterplatz übergibt das fertige Protokoll an die Pad-Software. Die Pad-Software wird gestartet und die Protokoll-PDF wird automatisch in der Pad-Software und im Signatur-Pad geöffnet. Ein Eigentümer und der Beirat können das Protokoll im Signatur-Pad prüfen und unterschreiben. Zuletzt unterschreibt der Versammlungsleiter. Ist die letzte Unterschrift bestätigt, wird die signierte Niederschrift automatisch gespeichert und an den Verwalterplatz zur Weiterverarbeitung übergeben.
Der Verwalterplatz versendet die unterschriebene Niederschrift an die App bzw. als E-Mail an die Teilnehmer, die mit einem Keypad (TED-System) abgestimmt haben. Damit ist die unmittelbare Zustellung des Versammlungsprotokolls gemäß WEG-Gesetz vollzogen. Für den Verwalter entfällt der aufwändige Abschluss des Protokolls in den Tagen nach der Versammlung.