1.12.2020 traten zahlreiche neue Regeln im Wohnungseigentumsrecht in Kraft, nachdem das
Reformgesetz am 22.10.2020 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde (BGBl. I 2020, S. 2187). Die neuen Vorschriften bringen für WEG-Verwalter und Wohnungseigentümer im Bereich der Eigentümerversammlung deutliche Veränderungen mit sich.

Durch die WEG-Reform können Eigentümerversammlungen künftig flexibler gestaltet und Möglichkeiten, die sich durch die Digitalisierung bieten, besser genutzt werden. So erhalten die Eigentümer in § 23 Abs. 1 WEG-neu eine Beschlusskompetenz, die es Eigentümern ermöglicht, online an der Eigentümerversammlung teilzunehmen. Die Möglichkeit, Präsenzversammlungen per Mehrheitsbeschluss zugunsten reiner Online-Eigentümerversammlungen abzuschaffen, ist hiervon allerdings nicht umfasst. Eine Eigentümerversammlung ist zudem künftig unabhängig von der Zahl der anwesenden oder vertretenen Eigentümer beziehungsweise Miteigentumsanteile beschlussfähig. Aufwand und Kosten für Wiederholungsversammlungen sollen damit vermieden werden.

Umlaufbeschlüsse bedürfen künftig nur noch der Textform anstatt der Schriftform (§ 23 Abs. 3 WEG-neu). Hierdurch soll die Möglichkeit eröffnet werden, auch elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mail, Internetplattformen oder Apps zu nutzen, um einen Umlaufbeschluss zu fassen. Die Wohnungseigentümer können künftig bezüglich konkreter Beschlussgegenstände beschließen, dass hierüber im Umlaufverfahren mit Stimmenmehrheit entschieden werden kann (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG-neu). Die Gesetzesbegründung nennt als Anwendungsbeispiel den Fall, dass eine Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung mangels hinreichender Informationen nicht möglich ist. Dann könnten die Eigentümer beschließen, die Beschlussfassung per Mehrheitsbeschluss im Umlaufverfahren nachzuholen.

Sowohl die Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung als auch der Umlaufbeschluss mit elektronischen Kommunikationsmitteln lässt die Frage aufkommen, wie eine Hausverwaltung diese Vorgaben seit dem 1. Dezember 2020 umsetzen kann? Es ist ganz einfach: Sie entscheiden sich für den Einsatz der beschluss.app und einer Videokonferenz-Software wie ZOOM. Am Anfang steht allerdings der Beschluss über die Möglichkeiten der Online-Versammlung. Dazu finden Sie im Download-Bereich eine mögliche Beschlussvorlage, die auch die Nutzung einer App zu diesem Zweck freigibt, deren Bereitstellung die Verwaltung dann übernehmen kann. Kurzfristig kann das über eine außerordentliche Versammlung geschehen, die als einziges Thema die Online-Versammlung hat. Nehmen einige Eigentümer diese Einladung an, kann direkt ein entsprechender Beschluss gefasst werden. Oder es wird festgelegt, dass eine Beschlussfassung in dieser Eigentümerversammlung mangels hinreichender Informationen nicht möglich ist. Dann könnten die Eigentümer beschließen, die Beschlussfassung per Mehrheitsbeschluss im Umlaufverfahren nachzuholen. Die Möglichkeiten des neuen Gesetzes werden damit genutzt. In der Folge laden Sie zur Präsenz- oder Online-Versammlung ein. Die jährliche Präsenzversammlung muss weiter durchgeführt werden. Nur jeder Eigentümer kann wählen, ob er die Präsenzversammlung besucht oder online an der Versammlung teilnimmt. In Corona-Zeiten wird diese Entscheidung eindeutig zur Online-Teilnahme tendieren.

Die Online-Teilnahme wird so aussehen, dass der Eigentümer die Einladung zur ZOOM-Konferenz der Hausverwaltung annimmt und zu einer vorgegebenen Uhrzeit an der ZOOM-Konferenz teilnimmt. Die Hausverwaltung hat sich vorher für eine Pro-ZOOM-Lizenz entschieden. Ein lizensierter Benutzer ist ein Benutzer mit kostenpflichtigem Konto, der eine unbegrenzte Anzahl an Meetings in der öffentlichen Cloud veranstalten kann. Der Eigentümer ist ein Basic-Benutzer ohne bezahlte Lizenz. Sowohl Verwalter als auch Eigentümer können proaktiv an der Versammlung teilnehmen. Natürlich sind auch andere Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams einsetzbar. Bei ZOOM ist zu berücksichtigen, dass mit der PRO-Lizenz bis zu 100 Eigentümer eingeladen werden können. Mit ZOOM-Enterprise können bis zu 300 Eigentümer einladen werden. Mit einer Moderator-Lizenz können beliebig viele Versammlungen im Jahr durchgeführt werden. Der Verwalter-Arbeitsplatz setzt einige Parameter in der ZOOM-Software. Sowohl auf der Verwalterseite als auch auf der Eigentümer-Seite läuft das Videokonferenzsystem parallel zur eigentlichen Anwendung.

Die Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung ersetzt also die Teilnahme an der Präsenzversammlung. Das kann man sich gut vorstellen. Wie sieht es aber bei der Beschlussfassung aus? Es bedeutet nämlich auch, dass die Online-Teilnahme an der Beschlussfassung vollumfänglich gewährleistet sein muss! Das ist nur mit einem Medium möglich, das unabhängig von Ort und Zeit funktioniert: dem Smartphone. Hier lässt sich eine App installieren, die eine Beschlussfassung ermöglicht. Die beschluss.app wurde für diesen Zweck entwickelt. Der Verwalter kann eine Beschlussvorlage zur Abstimmung freigeben. Nun wird dieser Beschluss an die App verschickt und jeder Eigentümer kann mit JA, NEIN oder Enthaltung abstimmen. Dabei ist es unabhängig, ob sich das Smartphone innerhalb der Präsenzversammlung befindet oder irgendwo bei der Arbeit, zuhause oder im Urlaub – die Abstimmung ist immer gewährleistet. Es bleibt auch immer genug Zeit, von der Videokonferenzsoftware zur beschluss.app zu wechseln, wenn der Beschlussantrag verlesen wird. Auch können zwei Endgeräte genutzt werden. Die Videokonferenz kann beispielsweise auf einem großen Computer-Bildschirm verfolgt werden, während mit dem Smartphone abgestimmt wird.

Soweit so gut – jeder der ein Smartphone hat, kann also an der Online-Versammlung und an der Online-Beschlussfassung teilnehmen. Somit ist auch der Umlaufbeschluss kein großes Thema. Der neue Umlaufbeschluss wird ebenso von der beschluss.app unterstützt. Als Verwalter können Sie Ihre ZOOM-Lizenz dafür im Büro nutzen. Die Eigentümer können per ZOOM weitere Fragen zum Umlaufbeschluss stellen. Sie können als Moderator zum Beispiel drei Vergleichsangebote erläutern. 

In Präsenzversammlungen werden überwiegend Eigentümer kommen, die nicht online teilnehmen können oder möchten. Es wäre schade, wenn die vielen Vorteile einer Online-Beschlussfassung durch manuelles Zählen nicht erreicht werden können. Natürlich können solche manuellen Zählungen am Verwalterplatz erfasst werden. Wir vermieten oder verkaufen aber auch sog. Keypads. Das sind kleine Abstimmgeräte, die eine Erfassung von JA, NEIN und Enthaltung ermöglichen. Keypads können auf Präsenzversammlungen verwendet werden und liefern das Abstimmergebnis genau in der Zeit, wie es auch die Smartphones machen. Somit kann zu 100% digital abgestimmt werden.