Die beschluss.app kann über den App Store oder über Google Play geladen werden. Nach der Registrierung wird die App über Benutzerkennung und Passwort gestartet. Die App enthält eine Demo-Funktion, die alle Funktionen anhand von Beispieldaten erklärt. So kann der Eigentümer die App schon rechtzeitig laden und bedienen, bevor die erste Versammlung stattfindet. Die App dient nicht nur der schnellen Beschlussfassung und der Sofortberechnung des Ergebnisses – auch bei Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung bzw. am Umlaufbeschluss wird sie eingesetzt. Die App führt ein eigenes Beschlussbuch und speichert die Niederschrift, die unmittelbar nach Beendigung der Eigentümerversammlung an die App geschickt wird. Außerdem werden alle Dokumente wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Angebote und Einladungen in der App gespeichert.
Somit erhält der Eigentümer mit der beschluss.app ein Info-System rund um seine Eigentumswohnung. Dadurch werden Rückfragen beim Verwalter deutlich reduziert. Die Möglichkeit der Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung wird auch dazu führen, dass die Vollmachtverwaltung nur noch eingeschränkt genutzt wird. Aufwand und Kosten für Wiederholungsversammlungen werden bereits durch die neue Beschlussfähigkeit reduziert.
Die App hat ein interessantes Preismodell. Denn schon für 1,- EUR netto kann ein Haushalt damit ein Jahr lang arbeiten und eine Eigentümerversammlung abwickeln. Jede weitere Versammlung wird mit 1,- EUR netto berechnet. Diese Lizenzierung ist unabhängig davon, ob der Eigentümer mit seiner App oder mit einem Keypad abstimmt. Sollen die weiteren Versammlungen nicht separat berechnet werden, so bietet sich eine Lizenzierung mit beliebig vielen Versammlungen an: Die Premium-Lizenz kostet 1,50 EUR netto je Haushalt. Lizenziert werden immer alle verwalteten Einheiten ohne Garagen/Stellplätze.
Der Vorteil der vollständigen Lizenzierung aller Einheiten ist, dass jeder Eigentümer die App problemlos laden kann. Und auch wenn ein Eigentümer nicht die App nutzen möchte, hat er automatisch eine Lizenz zur Nutzung eines Keypads auf der Eigentümerversammlung. Dadurch kann die Vermietung der Keypads sehr günstig erfolgen. Wir stellen den Hausverwaltungen, die die App einsetzen, ausführliches Informationsmaterial für Eigentümer zur Verfügung. In einem Flyer wird erläutert, welche Vorteile der Einsatz der App für den Eigentümer bringen wird. Der Flyer sollte der Erstinformation der Eigentümer beigelegt werden, mit der die beiden Download-Links mitgeteilt werden.
Der Verwalterplatz dient zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Eigentümerversammlung. In einer Windows-Oberfläche werden neue Eigentümerversammlungen angelegt und mit den notwendigen Stammdaten erfasst. Die Datenerfassung erfolgt serverbezogen, sodass auf dem Windows-Rechner keine Daten abgelegt werden. Das ermöglicht die spätere Nutzung der Daten auf der Eigentümerversammlung auf einem Notebook, das auch nur den Windows-SETUP des Verwalterplatzes benötigt. Der Verwalterplatz ist lizenzfrei auf beliebig vielen Geräten nutzbar.
Die Datenerfassung erfolgt nach Tagesordnungspunkten der Versammlung. Dabei können Standard-Texte aus anderen Versammlungen oder aus einer Text-Sammlung übernommen werden. Es können Dokumente wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne und Angebote an den TOP angehängt werden. Bei beschlussfähigen Positionen kann der Beschlusstext erfasst bzw. kopiert werden. Der Einladungstext wird aus den Stammdaten automatisch gebildet.
Ist die Tagesordnung erfasst, erfolgt die Zuordnung der Adressengruppe mittels Schnittstelle aus der Verwalter-Software oder als CSV-Datei. Die Einladungen sind jetzt versandfertig und können in einer Vorschau nochmals geprüft werden. Sie können gedruckt oder per E-Post versendet werden. Zusätzlich wird die Einladung nebst Anlagen per Push-Nachricht an die App geschickt. Dadurch werden die App-User früher eingeladen.
Parse ist eine Backend-Plattform und erfüllt nicht allein die DSGVO-Anforderungen. Zusätzlich muss folgendes sichergestellt werden:
- Hosting- und Speicherort: Es wird sichergestellt, dass Parse auf Servern innerhalb der EU bereitgestellt wird. Der verwendete Parse-Hosting-Service wird auf einem Server in Frankfurt / Main bereitgestellt.
- Audit & Prozess: Wir stellen sicher, dass unser Unternehmen über einen internen Prozess verfügt, der alle Anforderungen zum Schutz von Daten abdeckt.
Ausfallschutz 
Selbst hohe Sicherheitsanforderungen werden mit der beschluss.app erfüllt! Hauptsächlich müssen die eventuell schlechten technischen Bedingungen in Versammlungsräumen berücksichtigt werden. Die Daten liegen in der Cloud, aber die Programme werden lokal genutzt. Sollte es keine gute Internetverbindung im Versammlungsraum geben, wird mit einer verschlüsselten lokalen Datenbank für diese Versammlung gearbeitet. Später wird synchronisiert und die Daten liegen wieder in der Cloud. Ist auch der Mobilfunk gestört, kann im Versammlungsraum mit den Key-Pads gearbeitet werden. Dann werden die Apps später aktualisiert. Dieses Ausfallkonzept war von Beginn an eine zentrale Vorgabe. Die Eigentümerversammlung kann dadurch auch bei einem Komplettausfall der Empfangsmöglichkeiten wie geplant mit digitaler Abstimmung durchgeführt werden.